¿Por qué debería usar un programa de presupuestos en vez de Excel?

Por Jesus Zorrilla

¿Por qué debería usar un programa de presupuestos en vez de Excel?

¿Quien no conoce alguien que traspapela los últimos juegos de planos y termina construyendo con documentos atrasados? ¿O que no recuerda en que pila de papeles esta cual certificacion menor que pensó nunca necesitaría?
¿Quien no conoce alguien que usa excel para todo, desde llevar compras, facturas, hacer reportes diarios, diagramas de gantt, croquis de modificaciones, retocar fotos, hacer tarjetas de presentacion?
¿Tu no?
A simple vista, si ya le va bien con Excel para presupuestar, con sus tablas dinámicas y complejas relaciones y fórmulas que ha creado durante años de ejercicio, ¿para qué habría de cambiar lo que ya funciona bien?
Algunas razones que se me ocurren son:

Evitar el infierno de referencias.

Cuanto más compleja la tabla, más delicadas son las relaciones, y más peligrosas son. El espagueti de hojas de cálculos puede llegar a ser impredecible.
En ocasiones siquiera su autor confía en el proceso, y mucho menos esta claro de como funciona. Una mala fórmula o una celda con el valor errado y tendrás cientos de miles de dólares de diferencia.
Un software diseñado específicamente para esta tarea es mucho más fácil de predecir, y operar, además de ser mas confiable y fácil de mantener.

Hacer mediciones y gestionar compras

Algunos programas permiten medir directamente de los planos de Autocad o revit, lo que agiliza mucho el trabajo de el analista.
También algunas ofertas como Presto y arquímedes de Cype permiten gestionar las compras, certificaciones, y contratos de obra. Algunos llegan más lejos y permiten generar directamente diagramas de Gantt y flujos de caja.

Mantener los presupuestos al dia

Un software puede ayudar a mantener al día presupuestos hechos hace meses o años. Gracias a que cada ítem puede ser referenciado a una base de datos, es posible no solo actualizar los precios, sino también verificar el valor de la obra en otras zonas geográficas, provincias o incluso otros países.

Es más fácil cooperar

En una pequeña empresa de una sola persona quizá no haga la diferencia. Pero cuando 2 o más personas necesitan acceso a las mismas herramientas, tener una base de datos de precios se vuelve crucial.
Algunas ofertas web permite incluso enviar vistas preliminares en vivo de el avance de el presupuesto mientras el analista los trabaja.

Manejar múltiples presupuestos de forma efectiva

En la construcción un primer presupuesto base da origen se convierte en uno para el cliente, uno para llevar la ejecución, uno para las certificaciones y cubicaciones, uno para estudiar soluciones alternativas, etc.
Manejar tantos presupuestos y entender su relación, además de poder generar reportes especiales para cada tipo es una tarea titánica que resulta difícil de lograr en una tabla de Excel.

Generar reportes para cada situación

Una ventaja que muchos software ofrecen es un conjunto de reportes especializados para cada problema o situación.
No es lo mismo una comparativa de compras, que una comparación de resultados contra la estimación base. Tener un sistema entiende la naturaleza de la información en vez de una tabla que ignora su contenido, permite elevar la calidad y la velocidad con la que se producen documentos referentes a cada obra.

Ahora, ¿que programas son recomendados?

Cada programa tiene sus debilidades. Para cada caso podríamos dar una recomendación.

Presto y Arquímedes:


Pros:
Son programas muy completos y ampliamente usados, además de tener multitud de módulos que permiten adaptarlos a empresas grandes y pequeñas.
Contras:
  1.  Son un relativamente costosos de adquirir aunque ofrecen versiones gratuitas para estudiantes; las versiones mas completas que incluyen los distintos módulos pueden elevar a un mas su precio.
  2. Algunos módulos no han envejecido bien, por ejm Presto tiene un modulo de mediciones CAD bastante lento y casi inoperante. Arquímedes tiene un modulo de compras muy rígido y difícil de usar.

Quecusoft:

Pros:
  1. Un programa mas reciente y moderno, bastante maduro.
  2. Es gratis, y la versión pro es bastante económica además de incluir muchas funcionalidades.
  Contras:
  1. Algunas funciones no están disponibles, como módulos de medición o de compras.
  2. Hecho de menos una buen vista de árbol (Presto por muchos anos tampoco la tenía).  

Preefi.com  

  Pros:
  1. Es una alternativa en la nube, bastante ágil y flexible. Permite iniciar un presupuesto sin hacer ninguna instalacion y revisar lo presupuestado en el campo desde el celular.
  2. Tiene modulos de medicion de archivos DXF que genera autocad, modulo de compras de arrastrar y soltar, y tablas de mediciones.
  3. Económico o gratuito  
  Contras:
  1.  No tiene mediciones desde archivos BIM.
  2. Los reportes no son configurables.  
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